1 Термины и определения1.1 Электронная подпись (ЭП) − усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 No 63 «Об электронной подписи» и действующему законодательству Российской Федерации в сфере электронной подписи.
1.2 Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена между Сторонами в системе юридически значимого ЭДО документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП, используемой Сторонами.
1.3 Доверенный Оператор ЭДО – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭДО.
1.4 Направляющая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭДО по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
1.5 Получающая Сторона – Сторона-1 или Сторона-2, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭДО по телекоммуникационным каналам связи.
1.6 Идентификатор участника ЭДО – это уникальный код отправителя или получателя документа. Он присваивается Доверенным Оператором ЭДО, услугами которого пользуются Стороны.
2 Предмет Соглашения и общие обязательства Сторон2.1 Настоящим Стороны соглашаются в целях и в связи с исполнением своих обязательств по всем заключенным между Сторонами договорам и по всем договорам, которые будут заключены в будущем между Сторонами, осуществлять электронный обмен документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭДО, подписанными ЭП в порядке, определенном Соглашением.
2.2 Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, в т.ч. Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 No 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 10.11.2015 No 174н, с учетом возможных изменений и дополнений.
2.3 Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами следующими видами формализованных и неформализованных документов, а именно:
2.3.1 Формализованные документы:
– Универсальный передаточный документ (далее – УПД) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2018 No ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме» со всеми изменениями и дополнениями;
– Универсальный корректировочный документ (далее – УКД) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС от 13.04.2016 No ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме» со всеми изменениями и дополнениями.
2.3.2 Неформализованные документы:
- Счет на оплату;
- Отчет агента;
- Сертификат качества;
- Товарно-транспортная накладная;
- Железнодорожная квитанция;
- Договоры, дополнительные соглашения, приложения к ним;
- Иные документы, связанные с заключением, исполнением и прекращением заключенных договоров.
2.4 Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭДО, подписанными ЭП.
2.5 Стороны признают, что получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.
2.6 Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае, в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченных лиц и заверением печатью организации и с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписанта.
2.7 Стороны договариваются, что все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составлены в форматах в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.
2.8 Организация ЭДО между Сторонами не отменяет возможность использования иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.
3 Признание электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе3.1 Электронный документ, подписанный ЭП, содержание которого соответствует требованиям нормативно-правовых актов, и условиям заключенных договоров должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, и может использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.
3.2 Электронный документ порождает обязательства Сторон, установленные Соглашением и основными договорами, эквивалентно документу, переданному на бумажном носителе.
4 Условия действительности ЭП4.1 Стороны договорились использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
- квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
- имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;
- усиленная квалифицированная электронная подпись используется с учетом Соглашения и ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ.
4.2 Стороны вправе использовать ЭП, выданную любым аккредитованным удостоверяющим центром, осуществляющего свою деятельность в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.
4.3 Стороны самостоятельно несут полную ответственность за надлежащее оформление полномочий лиц, использующих средства электронной подписи, а равно за неавторизованный доступ к своим средствам электронной подписи. Полномочия представителей Сторон, использующих средства электронной подписи, считаются явствующими из обстановки и не требуют дополнительного подтверждения доверенностью.
4.4 Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений, в противном случае, до момента получения такого уведомления Сторона вправе считать ЭП другой Стороны не обремененной какими-либо ограничениями, а документы, подписанные такой ЭП − имеющими полную юридическую силу.
4.5 Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации, при этом дальнейшие действия Сторон предпринимаются в соответствии с п.2.6. Соглашения.
5 Порядок выставления и получения УПД и УКД в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭП5.1 Стороны осуществляют выставление и получение УПД и УКД по телекоммуникационным каналам связи с использованием ЭП согласно «Порядку выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи», утвержденному Приказом Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 года No 174н (далее – Порядок).