ПАМЯТКА ДЛЯ КОНТРАГЕНТОВ по подключению к электронному документообороту с ООО «Эколант»Данный документ предназначен для контрагентов и описывает правила подключения к электронному документообороту с ООО «Эколант», а также требования к форматам электронных документов, направляемых в адрес ООО «Эколант».
1 Термины и определения 1.1 Электронная подпись (ЭП) − усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи» и действующему законодательству Российской Федерации в сфере электронной подписи.
1.2 Электронный документооборот (ЭДО) – процесс обмена между Сторонами в системе юридически значимого ЭДО документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП, используемой Сторонами.
1.3 Оператор ЭДО – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭДО.
1.4 Контрагент – Юридическое лицо / индивидуальный предприниматель поставляющее товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ), оказывающее услуги или выполняющее работу в адрес ООО «Эколант».
2 Этапы перехода на электронный документооборот 2.1 Принятие Оферты
Для перехода на электронный документооборот контрагент должен выполнить достаточные и необходимые действия для принятия Оферты, опубликованной на сайте https://ecolantvyksa.ru/edo/ или подписать «Соглашение об использовании электронных документов». Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.
В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором – только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Соглашение может быть заключено на любой срок.
В ООО «Эколант» используется стандартная форма Соглашения об использовании электронных документов. При этом при договоренности с менеджером по ЭДО в соглашение возможно внести дополнительные изменения.
2.2 Оператор электронного документооборота и роуминг
ООО «Эколант» пользуется услугами оператора электронного обмена ООО СКБ «Контур», торговая марка «Диадок».В случае, если контрагент использует другого оператора ЭДО, то необходимо настроить роуминг между операторами. С какими операторами ЭДО возможно настроить роуминг у оператора «Диадок», можно ознакомиться по ссылке:
https://www.diadoc.ru/roaming/working-with.
В случае необходимости настройки роуминга, контрагенту нужно отправить соответствующую заявку своему оператору. Подробности порядка подачи заявок следует уточнять в службе технической поддержки своих операторов.
2.1 Электронная подпись
Для работы в электронном документообороте контрагенту необходимо оформить ключ электронной подписи. Можно использовать уже выпущенный универсальный ключ электронной подписи (далее – УКЭП) для сдачи налоговой отчетности. В случае отсутствия сертификата квалифицированной электронной подписи следует заполнить заявку на его получение в одном из аккредитованных удостоверяющих центров (
https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/).
2.2 Отправка приглашений к обмену электронными документами
Для перехода на ЭДО контрагенту необходимо отправить приглашение через оператора ЭДО или принять его от ООО «Эколант». При отправке приглашения необходимо проверить корректность реквизитов, указанных в учетной системе контрагента (правильное наименование, ИНН, КПП).
1 Требования к форматам и содержанию электронных документов 3.1 Виды и форматы электронных документов
В ООО «Эколант» в рамках законодательства реализован обмен следующими форматами XML электронных документов:
- акт выполненных работ (оказанных услуг) (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@» или «Приказ от 19.12.2018 № ММВ- 7-15/820@»);
- товарная накладная ТОРГ-12; (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 @» или «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7- 15/820@»);
- исправительный акт выполненных работ (оказанных услуг) (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@»);
- исправительная товарная накладная ТОРГ-12 (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@»);
- акт, накладная (корректировка / соглашение об изменении стоимости) (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@»);
- счет-фактура (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@»);
- исправительный счет-фактура (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@»);
- корректировочный счет-фактура (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@»);
- исправительный корректировочный счет-фактура (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@»);
- УПД - универсальный передаточный документ (счет-фактура и передаточный документ (акт выполненных работ или товарная накладная)) (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@»);
- исправительный УПД - универсальный передаточный документ (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@»);
- УКД - универсальный корректировочный документ (XML, утв. приказом ФНС
России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@»);
- исправительный УКД - универсальный корректировочный документ (XML, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@»);
- произвольный электронный документ - файл формата doc, docx, xls, xlsx, pdf (п. 4.7).
Примечание: возможность отправки и приема электронных документов по вышеуказанным форматам контрагент может уточнить в службе технической поддержки операторов ЭДО.
3.1 Требования об указании информации о договорном документе в полях XML электронного документа
Информацию о договорном документе необходимо отправлять в дополнительных полях XML электронного документа. Если обязательства возникают в рамках договора без спецификации, то указываются только реквизиты договора. Если обязательства возникают в рамках спецификации к договору, то указываются реквизиты договора и реквизиты спецификации:
- «Номер_договора»;
- «Дата_договора»;
- «Номер_спец»;
- «Дата_спец».
Информацию следует указывать в тэге:
- «Файл/Документ/СодФХЖ2/ИнфПолФХЖ2» - если используется XML акта выполненных работ, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@»;
- «Файл/Документ/СодФХЖ3/ИнфПолФХЖ3» - если используется XML товарной накладной, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551 @»;
- «Файл/Документ/СвСчФакт/ИнфПолФХЖ1/ТекстИнф» - если используется XML акта выполненных работ/товарной накладной/счета- фактуры, УПД, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7- 15/820@»;
- «Файл/Документ/СвКСчФ/ИнфПолФХЖ1/ТекстИнф» - если используется XML акта выполненных работ/накладной (корректировки)/корректировочного счета-фактуры/УКД, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@».
Данное требование является обязательным.
3.2 Требования к указанию признака документа для документов, созданных в формате, утвержденном ФНС России «Приказ от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@».
В случае отправки акта выполненных работ или товарной накладной по форматам XML, утвержденным ФНС России «Приказ от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@», для корректного определения вида документа в системе электронного документооборота первичных бухгалтерских документов необходимо отправлять дополнительную информацию в стандартном поле XML электронного документа:
«ПрТовРаб» - признак товар/работа/услуга/право/иное.
Путь тэга в XML электронного документа:
«Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ДопСведТов/ПрТовРаб».
Согласно описанию файла, XML электронного документа, данный признак может принимать значения от 1 до 5, где:
- 1 – имущество;
- 2 - работа;
- 3 - услуга;
- 4 – имущественные права;
- 5 - иное.
Данное требование является обязательным.
3.1 Требования об указании номера заказа в полях XML электронного документа
Для автоматической обработки электронных документов на стороне ООО «Эколант» необходимо передавать информацию о номере заказа. Информацию о номере заказа необходимо отправлять в дополнительном поле XML электронного документа: «ИД_заказа».
Информацию следует передавать в тэге:
- «Файл/Документ/СодФХЖ2/ИнфПолФХЖ2» - если используется XML акта выполненных работ, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@»;
- «Файл/Документ/СодФХЖ3/ИнфПолФХЖ3» - если используется XML товарной накладной, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@»;
- «Файл/Документ/СвСчФакт/ИнфПолФХЖ1/ТекстИнф» - если используется XML акта выполненных работ/товарной накладной/счета-фактуры, УПД, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 19.12.2018 № ММВ-7- 15/820@»;
- «Файл/Документ/СвКСчФ/ИнфПолФХЖ1/ТекстИнф» - если используется XML акта выполненных работ, накладной (корректировки), корректировочного счета-фактуры, УКД, утв. приказом ФНС России: «Приказ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@».
Данное требование является обязательным.
3.2 Требования об указании номенклатурных номеров для ТМЦ в полях XML электронного документа
Для автоматической обработки электронных документов на стороне ООО «Эколант» необходимо передавать информацию о номенклатурных номерах для ТМЦ. Информацию о номенклатурных номерах необходимо отправлять в дополнительном поле XML электронного документа: «КодНоменкл».